Configurer mon agenda en ligne

Configurer mon agenda en ligne : découvrez dans ce tutoriel explicatif la démarche à suivre. Permettez facilement à vos clients de réserver vos cours de sport 24h/24 et 7j/7 depuis n’importe où. N’oubliez pas, proposer votre agenda en ligne, c’est 30% de votre temps économisé grâce à l’app Coach’eo.

ÉTAPE 1 : CONFIGUREZ VOTRE PLANNING

Dans cet espace, définissez, vos amplitudes horaires d’ouverture ainsi que les jours travaillés. En configurant cela, vous déterminez la vue de votre Calendrier.
Vous pouvez également déterminer le délai maximum autorisé pour annuler gratuitement une séance.

Une fois la configuration effectuée, voici comment apparaît la vue du calendrier (photo ci-dessous).
Les jours travaillés sont du lundi au vendredi de 8h à 20h. L’agenda ne montre donc pas le samedi et le dimanche et les horaires avant 7h et après 20h.

Étape 2 : Publiez vos disponibilités pour des séances privées

A. Créer un modèle type

Cette section vous permet de créer un planning sur mesure pour vos cours privés, en fonction de vos disponibilités. Celui-ci sera visible par les pratiquants qui pourront directement réserver des séances en ligne.
Créez autant de modèles de planning que vous le souhaitez sur des périodes d’ouverture définies, pour cela cliquez sur le bouton “+”. Vous pouvez également activer ou désactiver les planning en fonction de vos besoins.

A. Ajoutez vos plages horaires d’ouverture

Cliquez sur l’un des planning créé et ajoutez vos disponibilités:

Ajoutez d’abord le jour, l’heure de début et de fin
Choisissez par la suite les services/disciplines que vous souhaitez proposer
Ajoutez un créneau de débordement si souhaité (plage qui s’ouvre uniquement quand les autres plages de la journée sont remplies)
Cliquez ensuite sur valider

Rappel : cet espace est uniquement pour les cours privés.

–> Voici un modèle de planning une fois créé :

On vous explique: Ici, le lundi par exemple, les pratiquants peuvent réserver une heure de cours individuel de musculation en visio entre 9h et 19h. Ce modèle de planning sera alors effectif jusqu’à sa date de fin.

Etape 3: Ajoutez vos vacances

Par défaut nous avons ajouté tous les jours fériés. Vous pouvez les supprimer en cliquant sur la poubelle rouge ou bien en ajouter d’autres en cliquant sur le + en haut à droite.
Si vous souhaitez par exemple bloquer 2 semaines de vacances, vous êtes libre de les ajouter ici. Elles seront grisées et bloquées dans votre agenda. Aucun pratiquant ne pourra donc réserver de séance sur ce créneau.

Pas besoin de toucher à votre modèle de planning, les créneaux sont directement mis en « indisponibles ».

Etape 4: Calendrier

Cette section vous permet d’avoir un aperçu global de votre planning. Vous y trouverez vos réservations de cours privés mais aussi les réservations de vos cours collectifs sur la semaine.

Si vous souhaitez ajouter une séance manuellement par exemple pour un cours collectif, un stage, une réservation qui ne passe pas via la plateforme ou un événement particulier, c’est tout à fait possible.
Cliquez sur “Ajouter séance” en haut à gauche

Choisissez le service proposé pour votre session, la date et l’horaire ainsi que la récurrence si vous désirez en ajouter une.

Ensuite, cliquez sur suivant, puis ajouter l’adresse

Dernière étape. Cliquez sur suivant, ajoutez le niveau.
Vous avez la possibilité d’ajouter un client à la séance. Si c’est un nouveau client, pensez à l’ajouter dans votre liste de clients.

Si vous avez d’autres questions concernant la gestion clientèle, vous pouvez consulter les autres tutos « clients » disponibles sur notre site. Pour d’autres informations générales d’utilisation, vous pouvez réserver une démo ici !